Varsling

Oral Care streber etter åpenhet og langsiktig ansvar i helsesektoren. Vi oppfordrer derfor alle til å rapportere eventuelle brudd på våre retningslinjer.

Varslingssystemet er ment for å gjøre ledelsen oppmerksom på potensielt skadelige aktiviteter i Oral Care, ved å rapportere faktiske eller mistenkte uregelmessigheter og regelbrudd. Informasjonen skal være av allmenn interesse og rapporteres i god tro, selv uten sikre bevis.

Dersom du som ansatt oppdager uregelmessigheter, bør du først snakke med din nærmeste leder. Hvis lederen ikke tar saken på alvor, ikke handler eller er involvert, bør du først kontakte HR-ansvarlig, CFO, ansvarlig for klinikketablering eller administrerende direktør.

Ved mistanke om brudd

Det finnes flere måter å rapportere brudd på. Oral Care aksepterer ingen former for represalier mot noen som i god tro rapporterer en mistenkt overtredelse.

Du kan rapportere på følgende måter:

Systemet leveres og administreres av KPMG Forensic og tilbyr en konfidensiell rapporteringskanal som er tilgjengelig døgnet rundt, året rundt.

Hvem kan rapportere uregelmessigheter?

Varslinger om uregelmessigheter i Oral Care kan leveres av ansatte, leverandører, entreprenører, underleverandører, selvstendig næringsdrivende, frivillige og praktikanter, aksjeeiere og personer som inngår i et selskaps forvaltnings-, ledelses- eller tilsynsorgan som er tilknyttet selskapet.

Også personer som tidligere har vært ansatt i Oral Care, dersom uregelmessigheten skjedde under ansettelsen, samt personer som ennå ikke har begynt hos Oral Care, men har fått informasjon om brudd under rekrutteringsprosessen eller andre forhandlinger, kan sende en varslingsrapport.

Hva kan rapporteres?
  • Aktiviteter som kan skade selskapets omdømme eller varemerke
  • Brudd på selskapets etiske retningslinjer, verdier, etablert praksis eller andre interne policyer og rutiner
  • Mistanke om korrupsjon eller interessekonflikter
  • Tvilsom regnskaps- eller revisjonspraksis
  • Aktiviteter som truer pasientsikkerheten
  • Mangelfull håndtering av personopplysninger
  • Alvorlige miljøovertredelser
  • Andre brudd på EU-retten eller norsk lov
  • Aktiviteter som kan forårsake personskader eller materielle skader
  • Urettferdig eller krenkende behandling i løpet av ansettelsen eller ved levering av tjenester

Når en sak mottas

Alle saker som rapporteres via varslingssystemet, gjennomgås umiddelbart av spesialister hos KPMG Forensic. De foretar en første vurdering og anbefaler tiltak til Oral Cares varslingskomité.

Dersom saken kvalifiserer som en varslingssak, går den videre til styrets leder med klare anbefalinger. Avhengig av sakens natur kan den undersøkes internt, overleveres til politiet eller annen myndighet, eller bli gjenstand for en uavhengig ekstern etterforskning.

KPMG og varslingskomiteen sørger for at ingen innen Oral Care som kan være involvert i saken, får tilgang til rapportene.

Varsleren mottar en bekreftelse på saken senest syv (7) dager etter at den er innlevert, samt tilbakemelding på iverksatte tiltak innen tre (3) måneder.

Varslingskomiteen

Oral Cares varslingskomité har ansvar for å evaluere og undersøke innkommende varslingsrapporter fra den eksterne leverandøren og gi anbefalinger om tiltak til styret.

Oral Cares policy for varsling

Denne policyen ble vedtatt av styret 2. mai 2022 og gjelder for hele Oral Cares virksomhet og konsern, uavhengig av geografisk beliggenhet, inkludert datterselskaper og tilknyttede selskaper. Den følger EU-direktiv 2019/1937 om beskyttelse av varslere.

Formål

Denne policyen har som mål å gi Oral Cares interessenter en trygg måte å rapportere mistenkte uregelmessigheter uten frykt for represalier. Oral Care streber etter en åpen bedriftskultur hvor varsling oppmuntres og verdsettes. Vi forventer høyeste standard på alle områder, fra pasientbehandling til leverandørers opptreden.

Det er avgjørende at ledelsen raskt informeres om eventuelle uregelmessigheter.

Konfidensialitet

For å garantere anonymitet og konfidensialitet leveres varslingssystemet av en ekstern partner, KPMG Forensic. Varslere kan velge å være anonyme gjennom hele prosessen, fra rapportering til eventuell oppfølging og etterforskning. All informasjon som avsløres under etterforskningen, holdes konfidensiell, bortsett fra når loven krever det for å gjennomføre undersøkelsen og iverksette tiltak.

Personopplysninger behandles kun når det er nødvendig for å følge opp varselet og er kun tilgjengelige for utvalgte personer. Personopplysninger i rapporter slettes når de ikke lenger er nødvendige, senest to (2) år etter at saken er avsluttet. Varslerens identitet beskyttes av streng konfidensialitet.

Beskyttelse mot represalier

Den som i god tro rapporterer mistenkte uregelmessigheter, skal ikke utsettes for represalier. Varslere er beskyttet mot ansvar for brudd på taushetsplikt dersom de hadde rimelig grunn til å tro at informasjonen var nødvendig for å avsløre uregelmessigheten.

Derimot beskyttes ikke personer som bevisst rapporterer feilaktig eller villedende informasjon.

Les mer